Hoe digitalisering kan helpen bij ziekenhuizen

Afbeelding van Darko Stojanovic via Pixabay

Ziekenhuizen werken steeds vaker digitaal. Waar voorheen patiëntendossiers in dossierkasten werden opgeslagen, kunnen experts in de zorg tegenwoordig informatie eenvoudig opvragen via de computer. Dit voorkomt een hoop analoge rompslomp, maar is ook nodig om te voldoen aan de eisen die de wetgever stelt. Het is belangrijk om een goed overzicht te hebben van incidenten, risico’s en informatie. Een bedrijf als Incontrol biedt dergelijke mogelijkheden. Onder meer het Radboudumc, Erasmus MC en het Flevoziekenhuis gebruiken digitale tools om audits sneller en eenvoudiger uit te voeren.

Incidenten, risico’s en audits
Vanaf het moment dat er een bloedonderzoek wordt afgenomen, lopen verschillende processen door elkaar. Vooral omdat verschillende onderzoeken door elkaar heen lopen moet er overzicht gehouden worden. Onder meer het Amsterdam UMC en Nij Smellinghe gebruiken daarvoor speciale software die voorzien is van informatiebeheer en QHSE-management. Op die manier kunnen processen in het laboratorium in de hand gehouden worden. Ziekenhuizen willen een overzicht van de risico’s in het laboratorium en deze omzetten naar een veilige werkomgeving voor iedereen.

Audits en inspecties
In ziekenhuizen wordt gewerkt met persoonsgegevens. Deze gegevens zijn zeer privacygevoelig en om deze reden is het dan ook verplicht regelmatig audits en inspecties uit te voeren. Onderzoek moet immers vrij zijn van fouten. Het uitvoeren van audits en inspecties kan maanden tijd in beslag nemen. Daarom zijn verschillende ziekenhuizen overgestapt op software die CAPA-management en het beheren van informatie eenvoudiger maakt. Zo is het mogelijk audits te plannen en de kwaliteit te controleren.

Na het behalen van de deadlines volgt een overzichtelijke rapportage. Op die manier was het in het geval van het Erasmus MC mogelijk om het auditeren van zeven weken naar drie dagen terug te brengen. Het voldoen aan alle ISO-normen is een tijdrovend proces. Zo werden alle vragen eerst uitgeschreven in Excel en vervolgens uitgevoerd door de auditoren. Daarna kregen de kwaliteitsmedewerkers terug en moesten deze weer worden ingevoerd. Tegenwoordig is dit niet meer het geval: er is één dag nodig voor het voorbereiden en twee dagen voor het uitvoeren van de audits zelf. Het is niet meer nodig om de resultaten van de audits terug te zetten in het systeem, omdat de rapporten automatisch worden bijgehouden. Een ander proces is een audit vanaf het moment dat er materiaal bij een patiënt is afgenomen tot aan het moment dat het materiaal het lab verlaat.

Processen
In een ziekenhuislaboratorium is het belangrijk processen te stroomlijnen. Daarbij komt onder meer informatiebeheer en documentbeheer kijken. Daarnaast moeten afwijkingen in het lab nauwgezet geregistreerd worden. Daarbij hoort ook management van Corrective Action Preventive Action (CAPA). Dit is een proces waarbij er onderzoek wordt gedaan naar problemen, oorzaken worden geïdentificeerd en vervolgens maatregelen worden genomen. Laboratoria moeten voldoen aan verschillende ISO-normen zoals ISO 17025 en ISO 15189. Een ander voorbeeld van processen in de zorg is OHSAS 18001. Dit is een internationaal toegepaste Britse standaard voor het inschatten van gezondheids- en veiligheidsrisico’s.

Referenties
Ten slotte zijn referenties belangrijk in de medische wereld. Denk bijvoorbeeld aan medisch specialisten en huisartsen die altijd toegang moeten hebben tot de laatste versies van referenties, documenten en processen in het laboratorium. Door te werken met een centraal systeem hebben zorgspecialisten altijd up-to-date referentiewaarden, kunnen zij meteen locatiegerichte meldingen inzien en koppelen met het Letsel Informatie Systeem (LIS).

Geef een reactie